Dzięki Sun Communications Suite możesz zarządzać zadaniami, czasem i spotkaniami za pomocą kalendarza. Program umożliwia umawianie spotkań i przypominanie o terminach, wgląd w kalendarze innych osób, rezerwację zasobów np. samochodu firmowego, sal konferencyjnych, projektorów.

 W zależności od upodobań możesz zmienić widok kalendarza na dzienny, tygodniowy (roboczy bądź siedmiodniowy), miesięczny lub roczny.

 W przypadku dużej ilości spotkań i zadań, aby nie tracić czasu na przeglądanie całego kalendarza, możesz szybko znaleźć interesujące Cię zdarzenie, przy pomocy wbudowanej wyszukiwarki.

 

 

 Rys. 1. Kalendarz w widoku tygodniowym.

Wykaz dostępności pracowników

Dzięki możliwości wglądu w kalendarze innych osób już na pierwszy rzut oka możesz ocenić sytuację w Twojej firmie. Twoi współpracownicy będą mogli sprawdzać w Twoim kalendarzu, kiedy jesteś zajęty, a kiedy dysponujesz czasem na spotkania. Dodatkowo możesz nadać uprawnienia wybranym osobom, by mogły czytać Twój kalendarz oraz modyfikować i anulować spotkania, zadania i zaproszenia.

Pracownicy mogą w szybki sposób sprawdzić dostępność wybranej osoby, dzięki czemu wszystkie informacje przepływają bardzo płynnie.

Kalendarz może również służyć jako miejsce, w którym pracownicy wpisują swoją obecność lub nieobecność w biurze. Mogą zapisywać w nim swój czas pracy, nieobecność spowodowaną sprawami służbowymi lub zwolnieniem, mogą także zaznaczać swoje przyszłe urlopy.

Dzięki takiemu rozwiązaniu kierownik grupy może na bieżąco śledzić, kto w danej chwili jest obecny oraz kto jakie wykonuje zadanie. Daje to możliwość odpowiedniego planowania zajęć pracowników oraz pomaga w zarządzaniu projektami.

Informacja o stanie wolny/zajęty jest odczytywana bezpośrednio i na bieżąco z kalendarzy użytkowników. Dzięki temu informacje o dostępności pracowników i zasobów są zawsze aktualne.

Opcja wglądu w dostępność współpracowników możliwa jest w wyniku wykonania następujących czynności:

• Z rozwijalnej listy „Current Calendar" wybór „Manage Calendars"
• Kliknięcie „Subscribe"
• W polu „Search" wpisanie identyfikatora osoby
• Zaznaczenie i zapisanie jej do listy obserwowanych kalendarzy
• Wybór interesującego nas kalendarza (np. jan.kowalski@eo.pl) z listy „Current Calendar"

 

 

 

     Rys. 2. Widok kalendarza wybranej osoby.

Zaproszenia

Zaproszenia na spotkania są wysyłane e-mailem. Jeśli je zaakceptujesz, zostaną automatycznie dopisane do Twojego kalendarza. Możesz również wstępnie zaakceptować zaproszenie, zaproponować inny termin albo je odrzucić. Masz także możliwość zapraszania elektronicznie innych na spotkania, a to, czy dysponują czasem w preferowanej dla Ciebie porze - sprawdzisz bezpośrednio w ich kalendarzu.

Kalendarz daje Ci również możliwość utworzenia prywatnych spotkań, które dla innych osób przeglądających Twoją dostępność będą niewidoczne.

Aby utworzyć zaproszenie wybierasz kalendarz, następnie klikasz na pole „New Event" i wypełniasz dane: tytuł, datę, typ, lokalizację. Następnie dodajesz osoby, które chcesz na nie zaprosić i jeśli chcesz być powiadomiony o zdarzeniu, to uzupełniasz pole „Reminders".

 

 

Rys. 3. Widok okna nowego spotkania.

Zadania

Masz możliwość monitorowania stanu realizacji zadań. Wystarczy, że na bieżąco dopisywać będziesz do listy zadania, które powinieneś wykonać wraz z datami, kiedy powinieneś to uczynić, a automatycznie otrzymasz propozycję optymalnej kolejności prac.

 Zadania mogą być grupowane w projekty, dzięki czemu możesz oddzielnie klasyfikować, np. telefony do wykonania do klientów, prace do zrealizowania wewnątrz firmy, czy też zadania związane z obowiązkami domowymi. Możesz zdecydować, czy zadanie jest prywatne czy publicznie, możliwe do podglądu, ewentualnie pokazać termin jego realizacji.

 Aby utworzyć zadanie nadajesz mu tytuł, określasz czas, w którym się odbędzie. Dodatkowo możesz ustalić: typ (publiczne czy prywatne), priorytetowość (wysoka, średnia, niska), status wykonania, lokalizację oraz dodać ewentualne uwagi. Zaznaczasz czy to zadanie będzie się powtarzało, oraz jeśli chcesz być o nim powiadomiony, wypełniasz pole „Reminders".

 

 

Rys. 4. Widok sporządzania nowego zadania.

Rezerwacja firmowych zasobów

Dzięki Sun Communications Suite każdy pracownik znajdzie informację dotyczącą dostępności sal konferencyjnych, samochodu służbowego, projektora prezentacyjnego oraz innych przedmiotów i zasobów współdzielonych w firmie. Może tym samym odpowiednio zaplanować swój czas pracy oraz optymalne wykorzystanie zasobu.

Istnieje również możliwość wyznaczenia opiekuna danego zasobu, który będzie za niego odpowiedzialny. 

Aby zarezerwować dany zasób wystarczy wpisać w polu „Invitee" identyfikator zasobu. W przypadku braku konfliktu, rezerwacja jest akceptowana automatycznie.

 
W celu sprawdzenia bieżącego stanu rezerwacji należy:

• Z rozwijalnej listy „Current Calendar" wybrać „Manage Calendars".
• Kliknąć „Subscribe"
• W polu „Search" wpisać identyfikator zasobu
• Zaznaczyć i zapisać go do listy obserwowanych kalendarzy.
• Wybrać konkretny kalendarz (np. jasna@eo.pl) z listy „Current Calendar"

 

Rys. 5. Widok okna pozwalającego na wgląd do kalendarzy wybranych osób.

 

Nadawanie innym użytkownikom praw do poszczególnych funkcji

W tzw. „Liście Pozwoleń" („Permissions List") w łatwy sposób można nadawać różne uprawnienia wybranej osobie z następującego zakresu:

1. udostępnienie innym użytkownikom możliwości sprawdzania mojej dostępności,
2. możliwości czytania mojego kalendarza,
3. możliwości zapraszania na spotkania,
4. możliwości modyfikowania spotkań, zadań i zaproszeń,
5. możliwości anulowania spotkań, zadań i zaproszeń.

 

Z rozwijanej listy „Current Calendar" należy wybrać „Manage Calendars", a następnie, po ukazaniu się Twojego kalendarza, kliknąć pole „Edit" i przydzielić wskazanym osobom odpowiednie funkcje.

 

 

Rys. 6. Widok przydzielania wskazanych funkcji poszczególnym osobom.

 

Check Availability

Check Availability to funkcja ułatwiająca organizację spotkań. Po dodaniu do listy wymaganych osób oraz zasobów wystarczy ustalić termin i długość spotkania. Program wyszuka najdogodniejszy termin spotkania na podstawie informacji o zajętości odczytanych z kalendarzy uczestników i zasobów spotkania, starając się znaleźć termin, gdy wszyscy są dostępni.

 

W polu „Check Availability" można sprawdzić dostępność wskazanej osoby, bądź zasobu,  porównując jej kalendarz z naszym.

 

 

Rys. 7. Widok naszej dostępności.

 

 

Rys. 8. Widok dostępności wybranych osób i zasobów.